چگونه دیدارهای کاری بهتری داشته باشیم؟

چگونه دیدارهای کاری بهتری داشته باشیم؟
شاید بسیاری از ما در طول فعالیت کاری، مجبور باشیم تا در جلسات و دیدارهای شغلی شرکت کنیم. اگر شما هم با حضور در این جلسات مشکل دارید یا از برگزارکنندگان این‌گونه از جلسات هستید، می‌توانید آن‌ها را بهتر از گذشته برگزار کنید. با نقدستان همراه باشید.
  • جدیدترین بازی ها
در دنیای کسب‌وکار، دیدارهای کاری معمولا یکی از مواردی هستند که هیچ‌کس آن‌ها را دوست ندارد. معمولا آن‌ها را با قصد و هدف خاصی آغاز می‌کنیم، اما بعد از گذشت مدت‌زمانی خاص، بحث موردنظر به بی‌راهه کشیده می‌شود. خیلی زود، متوجه خواهید شد که افراد حاضر در جلسه، موضوع اصلی را فراموش کرده‌اند و در پایان بحث، به هیچ نتیجه‌ای دست پیدا نمی‌کنید.

برای دست یافتن به نتیجه‌ای بهتر در دیدارهای کاری، باید شیوه برگزاری آن‌ها را کاملا تغییر بدهید. این مطلب، راهنمای خوبی است که می‌تواند به شما در تغییر شیوه برگزار رویدادهای کاری کمک کند.


وقت بیشتری روی موضوع اصلی بگذارید

بزرگ‌ترین دلیل برای عدم بهره‌وری در دیدارهای کاری، عدم صرف وقت مناسب بر روی موضوع اصلی جلسه است. یکی از تحقیقات اخیر، می‌گوید 90 درصد شکست‌های حاصل‌شده در جلسات کاری، به همین دلیل هستند. هنگامی که هدف یا موضوع اصلی را در ذهن نداشته باشید، به هیچ نتیجه‌ای دست پیدا نمی‌کنید. به‌عنوان فردی که جلسه را برگزار کرده است، باید موضوع اصلی را به‌وضوح مشخص کنید. البته موضوع به همین‌جا ختم نمی‌شود. بعد از مشخص کردن کامل موضوع، باید تلاش کنید تا تمرکز جلسه بر روی آن‌ باقی بماند. از بحث خارج نشوید و در کنار تیم خود، سعی کنید موضوع و مسیر جلسه عوض نشود.


جلسات را با سرعت بیشتری برگزار کنید

جلساتی که برگزار می‌کنیم، معمولا بعد از گذشت مدت مشخصی از زمان، بهره‌وری خود را کاملا از دست می‌دهند. دلیل آن‌هم بسیار ساده است: افراد از جلسات طولانی، خسته می‌شوند و حوصله‌شان سر می‌رود. به یاد داشته باشید که جلسات طولانی‌مدت، یکی از عذاب‌آورترین بخش‌های کسب‌وکار در دنیا هستند که نیازی به وجود آن‌ها نداریم. سعی کنید زمان جلسات را به نیمی از زمانی که در ابتدا برنامه‌ریزی کرده بودید، کاهش بدهید. این موضوع به شما اجازه می‌دهد تا از بحث‌های بی‌معنی دوری کنید و مجبور شوید تا تمرکز خود را بر روی هدف اصلی بگذارید.



جلسات را دیر آغاز نکنید

همیشه در تمامی شرکت‌ها، فردی وجود دارد که دیر در جلسه حاضر می‌شود. معمولا صبر کردن برای این افراد و برگزاری جلسه با حضور آن‌ها، می‌تواند کار بسیار جالبی باشد، اما با انجام این کار، تنها روند برگزاری جلسه و رسیدن به نتیجه نهایی را با مشکل مواجه می‌کنید. صبر کردن برای کسی که دیر در یک جلسه حاضر می‌شود، نه‌تنها کار را برای افراد حاضر سخت‌تر می‌کند، بلکه باعث می‌شود تا افراد وقت‌شناس بودن را هرگز یاد نگیرند.

در جلسات و دیدارهای آینده، در انتظار افرادی نباشید که دیر وارد می‌شوند. حتی اگر 5 دقیقه دیگر نیز به آغاز جلسه می‌رسند، منتظر آن‌ها نباشید. چنین کاری به تمامی افراد گوشزد می‌کند که هیچ‌چیزی مهم‌تر از جلو بردن مباحث موجود در جلسه و برطرف کردن مشکلات نیست. از طرفی، همه ما می‌دانیم که ورود به جلسه‌ای که دقایقی قبل شروع‌شده و جریان دارد، چقدر می‌تواند زشت باشد.


جلسات ایستاده را مدنظر قرار بدهید

اگر فکر می‌کنید که امکانش وجود دارد، جلسات را به‌صورت ایستاده انجام بدهید. منظور ما از جلسات ایستاده، دقیقا همان چیزی است که فکر می‌کنید. به‌جای نشستن پشت میز و صندلی، می‌توانید صحبت‌های خود را به‌صورت ایستاده دنبال کنید. شاید چنین کاری در نظر شما کمی غیرمنطقی باشد، اما تحقیقات علمی اخیر نیز انجام این حرکت را تایید می‌کند.

تحقیقات نشان می‌دهد که اگر دیدارهای خود را به‌صورت ایستاده برگزار کنید، تصمیمات را سریع‌تر از گذشته می‌گیرید. همچنین تعداد تصمیمات درستی که در هنگام ایستادن گرفته شده‌اند، بیشتر از تصمیماتی هستند که در هنگام نشستن مشخص شدند. البته ما هم می‌دانیم که نمی‌شود جلسات رسمی یا در حضور مشتری را به این شیوه برگزار کرد، اما جلسات داخلی با اعضای یک تیم، می‌توانند از این مزیت برخوردار شوند.


حرف‌های اضافی را کنار بگذارید

جلسات موثر، به این دلیل موثر هستند که مستقیما به سراغ موضوع اصلی می‌روند. کلید رسیدن به یک جلسه موثر و موفقید، کشاندن بحث به اصلی‌ترین قسمت آن است. تنها افرادی را به جلسه دعوت کنید که باید در آن حضور داشته باشند. همچنین بهتر است موضوع بحث را از قبل مشخص کرده باشید تا در طول جلسه، تنها جزئیات آن مطرح شوند.

به‌علاوه، باید اهمیت جلسه و ضروری بودن آن را مشخص کنید. با بالا بردن میزان ضروری بودن جلسه، افراد متوجه می‌شوند که دیگر جایی برای بحث‌های اضافی و خارج از موضوع وجود نخواهد داشت. شاید تغییر شیوه برگزاری جلسات – با توجه به نکاتی که گفتیم – کار سختی باشد، اما نتیجه‌ای که در انتها می‌گیرید، بی‌شک ارزشش را دارد.

منبع: Inc
  • دانلود نرم افزار | سافت گذر

نظرات کاربران (0 عدد)

اولین نفری باشید که در مورد این خبر نظر میدهد.

ثبت نظر

کاربر گرامی چنانچه تمایل دارید، نظر شما به نام خودتان در سایت ثبت شود، لطفاً وارد سایت شوید.
ثبت نظر